Scenario illustrativo del settore. Esempio immaginario creato per spiegare una decisione; non è un caso di studio relativo a un cliente.
Un fornitore ha preparato un fascicolo di transizione e proposto una data per il passaggio di consegne. L'organizzazione subentrante ha personale disponibile. Le questioni aperte e le responsabilità continuative richiedono ancora responsabili, e i presupposti dell'accettazione devono essere concordati.
La decisione
Al decisore autorizzato dell'organizzazione subentrante viene chiesto di concordare i presupposti dell'accettazione e poi valutare le evidenze. Il verbale illustrativo qui sotto resta una proposta. Non documenta un trasferimento accettato né autorizza un'attività.
Un prossimo passo pratico
Se i criteri o la facoltà di accettare sono poco chiari, concorda che cosa viene trasferito, chi può accettarlo e di quali evidenze ha bisogno. Se entrambi sono concordati, esamina il fascicolo rispetto a essi e documenta la decisione di accettazione, il suo ambito e le eventuali condizioni concordate. In entrambi i casi, assegna la responsabilità provvisoria delle questioni irrisolte.
Verbale illustrativo di accettazione
Stato: accettazione non ancora documentata. Ambito: responsabilità nell'elenco di trasferimento concordato. Evidenze da esaminare: l'elenco di trasferimento, le istruzioni operative pertinenti, le evidenze della preparazione e le questioni aperte riconciliate. Documenta il decisore dell'organizzazione subentrante, la decisione e la relativa data. Per ogni questione aperta, documenta un responsabile, una modalità provvisoria e un momento di revisione.
Limiti e revisione
Una cartella completa e il personale disponibile sono elementi della valutazione. Non dimostrano che l'organizzazione subentrante abbia accettato le responsabilità. Se un criterio rilevante resta insoddisfatto, documenta la lacuna e porta la decisione al livello appropriato entro l'autorità concordata.
Responsabilità e revisione
Il responsabile proposto è il decisore autorizzato dell'organizzazione subentrante, con il supporto di entrambi i gruppi. Per prima cosa, concorda i criteri e riconcilia le evidenze rispetto a essi. Effettua una revisione prima del trasferimento previsto; riesamina la data o l'ambito se una questione irrisolta impedisce l'accettazione. Non si dichiara alcun risultato di continuità o preparazione.